Il welfare aziendale come strumento di innovazione nella gestione del personale

Novità introdotte dalla Legge di conversione del Decreto sostegni

Nell’intenzione di incentivare l’utilizzo di strumenti di welfare aziendale, il legislatore, con la pubblicazione della legge di conversione del decreto sostegni (L. n. 69 del 21 maggio 2021), ha stabilito che l’importo del valore dei beni ceduti e dei servizi prestati dall’azienda ai lavoratori dipendenti, sulla base di quanto previsto all’art. 51, comma 3, del D.P.R. 917/1986, non concorre alla formazione del reddito fino all’importo di € 516,46 anche per l’anno 2021. Tale disposizione permette al datore di lavoro di erogare beni o servizi, in regime di esenzione da contributi e imposte, anche attraverso documenti di legittimazione, in formato cartaceo o elettronico, riportanti un valore nominale. I beni o servizi erogabili sono quelli che il datore di lavoro offre o produce direttamente attraverso lo svolgimento dell’attività di impresa, oppure buoni di acquisto per altri beni, come buoni spesa, shopping card, convenzioni per acquisti o buoni carburante.

Le erogazioni compiute in questa modalità a favore dei dipendenti, nell’ambito dei limiti previsti, permettono all’impresa di dedurre il totale costo sostenuto.

Tuttavia, il welfare aziendale non si riduce solo a questo strumento, in quanto è possibile istituire piani di welfare aziendali più specifici e articolati, a seconda dei bisogni dei lavoratori presenti in azienda e degli obiettivi che il datore di lavoro vuole raggiungere.

Welfare aziendale, di cosa si tratta

Nel nostro ordinamento giuridico non esiste una precisa definizione di welfare aziendale. Tuttavia, è possibile ricondurre al concetto di welfare tutte quelle prestazioni (in natura o in denaro) che possono creare un benessere aggiuntivo al lavoratore. La normativa di riferimento è contenuta negli articoli 51, 95 e 100 del D.P.R. 917/1986 che, oltre a prevedere come strumento di welfare la cessione di beni e servizi (art. 51 comma 3), prevede anche l’erogazione o il rimborso di specifiche categorie di beni o servizi nei confronti del lavoratore e dei suoi familiari, senza che questi rientrino nella formazione del reddito da lavoro dipendente, se erogati nel rispetto delle previsioni stabilite dalla legge (art. 51 comma 2).

Il welfare aziendale è sempre più diffuso, tant’è che un numero sempre più elevato di contratti collettivi ha previsto l’obbligo per l’azienda di erogare valori predeterminati (100, 150, 200 euro all’anno) spendibili a titolo di flexible benefit, cioè attraverso l’erogazione o il rimborso di spese sostenute dai lavoratori per determinate categorie di beni o servizi.

In sostanza, legislatore e parti sociali sono orientati verso un utilizzo sempre maggiore di questi strumenti, nel tentativo di sensibilizzare lavoratori e datori di lavoro alla reciproca convenienza che il welfare aziendale può determinare nei confronti delle parti.

Si tratta di uno strumento che permette di ottenere molteplici benefici, in primis a vantaggio dei lavoratori dipendenti attraverso il miglioramento del benessere nel luogo di lavoro e della loro situazione economica personale e familiare. Nei confronti del datore di lavoro, invece, i benefici che si realizzano, riguardano il risparmio economico dovuto alle agevolazioni contributive e fiscali, con conseguente riduzione del costo del personale, legate alla fornitura o rimborso di beni o servizi, ma non solo.

Infatti, sempre più datori di lavoro percepiscono come gli strumenti di welfare non rappresentino un costo aggiuntivo, bensì come elementi che integrano la sostenibilità economica e lo sviluppo organizzativo dell’impresa, che permettono di raggiungere molteplici obiettivi definiti “interni” ed “esterni”.

I primi sono individuabili nell’incremento della soddisfazione dei lavoratori che comporta il miglioramento del clima aziendale e delle performance (incremento di produttività) e nella fidelizzazione dei dipendenti. I secondi, gli obiettivi esterni, possono essere individuati nel miglioramento dell’immagine aziendale e nella maggior attrattività dell’impresa verso nuovi talenti e potenziali lavoratori.

Recenti studi hanno confermato che il welfare aziendale può comportare un ritorno economico rilevante, a fronte di una tendenziale riduzione dell’assenteismo e dell’aumento della motivazione dei lavoratori e conseguente aumento della produttività dell’impresa. I maggiori benefici non sono dunque quelli economici diretti, bensì quelli indiretti.

Inoltre, è necessario considerare come un numero sempre maggiore di lavoratori, nel cercare nuove offerte di lavoro, mostri interesse rispetto agli strumenti che l’impresa mette a disposizione per rendere migliore l’ambiente di lavoro e favorire il benessere personale dei dipendenti.

Nelle aziende dove ci sono piani di welfare, si riscontrano un basso turnover ed un maggiore attaccamento all’impresa.

Disciplina fiscale e contributiva delle misure di welfare

Per la creazione di un piano di welfare aziendale, si possono scegliere diverse modalità di attuazione che comportano vari effetti sotto il profilo economico. Infatti, il piano welfare può essere istituito su base volontaria e unilaterale del datore di lavoro, oppure attraverso un regolamento o un accordo collettivo aziendale.

Se il piano viene introdotto volontariamente e unilateralmente da parte del datore di lavoro, la deducibilità dei costi per l’azienda per i beni e servizi erogati è limitata al limite del 5‰ dell’ammontare delle spese per prestazioni di lavoro dipendente. Al contrario, se viene utilizzato il regolamento o l’accordo collettivo aziendale, l’impresa può dedurre il totale del costo sostenuto.

Il regolamento aziendale, pur non coinvolgendo le parti sindacali ed essendo una fonte di regolamentazione del rapporto di lavoro adottata unilateralmente dal datore di lavoro, se costruito nel rispetto di determinate condizioni, permette di rintracciare le caratteristiche di un atto negoziale, consentendo di ottenere la massima deducibilità dei costi a favore dell’azienda. In entrambi i casi, piani di welfare attuati unilateralmente dal datore di lavoro senza la previsione di un regolamento aziendale, con deducibilità dei costi limitata, oppure di un piano organizzato con regolamento aziendale e deducibilità totale dei costi per l’impresa, devono essere impiegate risorse economiche aggiuntive rispetto a quelle impiegate per le retribuzioni, indipendentemente dall’andamento dell’azienda. Tale tipologia di welfare è anche definita come “welfare on top”.

Con il contratto collettivo aziendale, invece, qualora l’accordo lo preveda, il lavoratore può convertire il premio di risultato, definito sulla base di obiettivi economici raggiunti durante lo svolgimento dell’attività di impresa, in strumenti di welfare aziendale (c.d. “welfarizzazione del premio di risultato”), ottenendo un maggiore vantaggio dovuto alla totale esenzione sotto il profilo contributivo e fiscale.  

Destinatari: generalità o categorie di dipendenti

Per la maggior parte delle tipologie di prestazioni di welfare (non tutte lo richiedono) perché siano agevolate sotto il profilo contributivo e fiscale, cioè non costituiscano reddito da lavoro dipendente, è necessario che siano destinate alla generalità dei dipendenti o a categorie di dipendenti (art. 95 e art. 100, D.P.R. 917/1986).

Questa condizione, sulla base di quanto è stato chiarito dall’Agenzia delle entrate con la circolare n. 28/E del 2016, è necessaria a prevenire che si tratti di benefit erogati solo per alcuni lavoratori ben individuati, concessi in capo al lavoratore con l’unico scopo di utilizzare prestazioni di welfare con finalità retributiva “agevolata”.

L’Agenzia delle entrate, infatti, ha specificato che in mancanza di tale condizione, le erogazioni messe a disposizione solo di alcuni lavoratori dipendenti concorrono alla formazione del reddito di lavoro dipendente.  

Le misure di welfare aziendale

Tra i beni e servizi che possono essere erogati a favore del lavoratore, l’art. 51, comma 2, D.P.R. 917/1986, prevede, tra i tanti:

• i contributi di assistenza sanitaria integrativa versati dal datore di lavoro, comma 2, a (esenti entro il limite stabilito dalla legge);
• la somministrazione di vitto, comma 2, c (mense aziendali, buono pasto, indennità sostitutiva della mensa nel rispetto della normativa);
• i servizi di trasporto collettivo per il raggiungimento del luogo di lavoro, comma 2, d (es. servizio navetta tra stazione dei treni/bus/metro o altro luogo e sede di lavoro);
• gli abbonamenti al trasporto pubblico, comma 2, lett. d-bis (devono essere titoli di trasporto che consentono un numero di viaggi illimitato);
• le opere o servizi con finalità di educazione, istruzione, ricreazione, assistenza sociale, assistenza sanitaria, culto, comma 2, f (es. corsi di formazione, rimborso acquisto di libri di testo, abbonamenti in palestra, abbonamento alla pay-tv, assistenza sociale come badantato o case di riposo, assistenza sanitaria consistente in visite specialistiche, ecc.);
• servizi di educazione e istruzione, comma 2, lett. f-bis (per i figli, asili nido, baby-sitting, iscrizioni alla scuola, iscrizioni ai corsi pre e dopo scuola, campus estivi, ecc.);
• somme, servizi e prestazioni per l’assistenza a familiari anziani e non autosufficienti, comma 2, lett. f-ter (badanti, assistenza domiciliare, case di riposo e/o di cura);
• contributi e premi contro il rischio di non autosufficienza o gravi patologie, comma 2, lett. f-quater;
• previdenza complementare, comma 2, lett. h e D.lgs. 252/2005 (esenti entro i limiti stabiliti dalla legge);

La costruzione di un piano di welfare aziendale

Il primo passo da effettuare per la costruzione di un piano di welfare è capire quale sia l’interesse specifico e concreto di una determinata realtà aziendale, sia da parte del datore di lavoro ma soprattutto da parte dei lavoratori dipendenti. Come abbiamo già affermato, le motivazioni possono essere molteplici, dall’efficientamento dell’organizzazione d’impresa, all’incremento della produttività, al miglioramento del clima aziendale, al sostegno alla conciliazione vita-lavoro dei collaboratori, all’accrescimento della partecipazione dei lavoratori ai processi aziendali, al rafforzamento dell’immagine aziendale in termini commerciali, all’employer branding e potenziale attrazione verso talenti, alla retention e fidelizzazione dei lavoratori, oltre alla possibilità di contenere il costo del lavoro. Nella fase di realizzazione dei piani di welfare e dunque opportuno intervistare i lavoratori dipendenti, in modo tale da raccogliere informazioni riguardanti eventuali fabbisogni e valutare gli strumenti di welfare che possono risultare di maggiore interesse. Nelle aziende di grandi dimensioni si mette a disposizione uno specifico questionario, nelle medio-piccole è possibile procedere anche con l’intervista individuale dei lavoratori.

In secondo luogo, è necessario procedere all’individuazione delle risorse economiche con cui si intende finanziare il piano di welfare, nell’ottica di ricerca della sua sostenibilità entro una precisa strategia organizzativa. Se impostato e costruito correttamente un piano di welfare deve proporsi di produrre effetti moltiplicativi positivi sulla organizzazione e sul benessere dei lavoratori, contribuendo alla generazione di un nuovo modello di impresa. Occorre quantificare il plafond che si vuole erogare su base annua per ciascun dipendente e valutare se sia possibile gestire autonomamente l’erogazione degli strumenti di welfare oppure se valga la pena rivolgersi ad un provider specializzato per la fornitura di un software gestionale dedicato, considerato che questa modalità di gestione rappresenta un costo.

Successivamente, qualora si riscontri un interesse dei lavoratori e del datore di lavoro nella previsione di avviamento di un piano di welfare aziendale e definito l’utilizzo di un provider o l’applicazione in autonomia da parte dell’organizzazione aziendale, occorre determinare la modalità di attuazione, cioè se l’introduzione debba avvenire unilateralmente e volontariamente da parte del datore di lavoro, con i limiti di deducibilità già menzionati, oppure se l’introduzione possa avvenire con la costruzione di un regolamento aziendale, il quale deve rispettare determinati requisiti per garantire la totale deducibilità delle spese in capo alle imprese, oppure ancora, se si intenda provvedere all’introduzione di un piano di welfare attraverso il coinvolgimento delle parti sindacali con la stipulazione di un accordo collettivo.

Tra le esperienze osservate, si segnala l’iniziativa intrapresa da aziende del territorio che, nell’intenzione di introdurre un piano di welfare direttamente senza l’ausilio di un provider di riferimento, hanno dato avvio alla creazione di una struttura che permettesse ai lavoratori con figli di accedere ad un servizio di baby-sitting durante il proprio orario di lavoro. Questa iniziativa di welfare è stata istituita durante il periodo emergenziale Covid-19, per far fronte ai periodi di chiusura scolastica permettendo ai lavoratori che ne avessero la necessità, di avere un servizio che gli accompagnasse e sostenesse nella gestione dei figli durante l’orario di lavoro. La lungimiranza dell’impresa di risolvere un problema a genitori di figli in età scolare ha consentito di ottenere la loro prestazione lavorativa trovando un’adeguata soluzione alla conciliazione dei tempi di vita-lavoro pur in mancanza dell’assistenza del servizio pubblico o privato di asili e scuole.